各部门、办事处、分公司、项目部：

从被动响应到主动服务的转变，核心在于服务意识的觉醒与责任担当的强化。行政人员不能局限于完成表面任务，而要深入了解实际需求，主动思考如何提供更优质、更贴合需求的服务。

（一）前期需求挖掘

1、主动沟通：主动与总裁沟通潜在的出差或旅游意向，大致了解目的地、出行的目的、预计的时间等。

2、定制方案：根据需求制定多套详细的行程方案，涵盖交通方式、住宿安排、日程活动等。例如，在选择交通方式时，对比飞机机龄、高铁的班次、价格、时长，结合总裁日程紧张程度和舒适度偏好给出建议；对于住宿，要考虑地理位置、酒店星级，价格等。提前了解目的地近期天气状况，提醒总裁准备适合的衣物；如果是针对考察企业，行政部提前收集企业资料，整理成详细的简报供总裁参考；在度假环节，筛选了当地特色景点和休闲活动，制定了休闲日程供总裁选择。

3、风险预判：对行程方案进行风险评估，提前考虑可能出现的问题并制定应对措施。如目的地的天气变化、交通拥堵情况、航班延误风险等，准备好备用交通方案。

（二）执行阶段主动跟进

1、全程监控：在行程期间，实时关注交通动态，通过航班追踪软件、交通路况平台等，及时掌握航班起降、高铁晚点等信息。若出现延误或取消情况，第一时间通知总裁，同时告知相关接待方沟通调整日程安排。如是预约专车接送机的，提前与网约车司机进行沟通，并详细告知总裁路线图，这样可以避免不必要的中转时间。

2、需求响应：行程中密切与总裁保持沟通，及时了解其在行程中的需求和突然的问题。

（三）行程结束总结与优化

1、反馈收集：行程结束后，主动向总裁询问对此次行程安排的满意度和改进建议，详细记录反馈内容。同时，收集相关合作方（如酒店、航空公司、租车公司）的服务评价，作为后续选择合作方的参考。

2、经验沉淀：对整个行程安排进行复盘，总结成功经验和不足之处，优化流程和服务标准，应用于后续行程安排中，以便未来提供更优质的服务。

                                               浙江中企建设集团有限公司

                          二零二五年六月十日